Логотип журнала "Провизор"








Организация работы на аптечных складах Республики Беларусь
Другие статьи из раздела: Фармация за рубежом
Статья
№ 9`2014 Уникальность белорусской системы здравоохранения
№ 04'2011 АСПЕКТИ ФАРМАЦІЇ В ІТАЛІЇ
№ 19'2010 ВНЕАПТЕЧНЫЕ ПРОДАЖИ ЛЕКАРСТВ: спорный вопрос в Польше и в России
№ 18'2010 Внесет ли 2010 год изменения в продажи фармацевтических товаров в Центральной Европе?
№ 13'2010 Фармацевтические рынки европейских соседей Украины: такие близкие и такие разные
№ 10'2010 БОЛЬШЕ, ЧЕМ ПРОДВИЖЕНИЕ ЛЕКАРСТВ
№ 10'2010 ФАРМАЦЕВТИЧЕСКОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО: учимся у соседей
№ 06'2010 Будущее официальной фитотерапии и фитофармакологии в России
№ 03'2010 Фармацевтический рынок России подвел итоги 2009 года
№ 03'2010 Организация работы медицинских представителей в США

Организация работы на аптечных складах Республики Беларусь

А. Н. Мастыков, В. В . Кугач, Витебский государственный медицинский университет

В Республике Беларусь функцию оптового звена при доставке лекарственных средств от производителя к потребителю выполняют аптечные склады, принадлежащие системе республиканских унитарных предприятий «Фармация» и организациям негосударственной формы собственности, причем доля частных организаций составляет более 90%. В состав системы республиканских унитарных предприятий (РУП) входят семь организаций. Шесть из них расположены в областных центрах Республики Беларусь и обеспечивают лекарственными средствами, изделиями медицинского назначения и другими товарами аптечного ассортимента аптеки и учреждения здравоохранения (УЗО) области. Это Брестское, Витебское, Гомельское, Гродненское, Могилевское РУП «Фармация», РУП «Минская фармация». Каждая из этих организаций имеет развитую аптечную сеть, охватывающую всю соответствующую область. Седьмое головное РУП «Белфармация» расположено в столице республики г. Минске.

Поскольку аптеки, принадлежащие РУП «Фармация», имеют право заказывать товары только на аптечном складе этой же организации (принцип централизованного снабжения), нагрузка на аптечный склад постоянно возрастает вследствие увеличения потребления лекарственных средств. Это привело к тому, что большинство организаций столкнулось с проблемой нехватки складских площадей, оставшихся со времен существования БССР. Решить эту проблему путем строительства нового здания, способного целиком покрыть потребности организации, обеспечивающей всю область полным перечнем лекарственных средств аптечного и больничного ассортимента, не всегда возможно ввиду высокой стоимости проекта. В этих условиях определенный интерес представляет организация внутрискладских операций по обработке поступающих товаров, так как повышение их эффективности может компенсировать увеличивающийся товарооборот.

В работе проводится сравнение аптечных складов и организации их работы РУП «Фармация» и семи относительно крупных организаций негосударственной формы собственности.

Организационная структура аптечных складов

Аптечные склады организаций системы РУП «Фармация» являются структурными подразделениями и, в свою очередь, сами состоят из отделов, причем состав и функции отделов на различных складах отличаются. Все склады имеют в составе приемный и экспедиционный отдел, различное число отделов хранения (от 5 до 10), транспортный отдел и отдел хозяйственного обеспечения. Кроме основных функций (обработка материального потока) склады каждой организации выполняют некоторые дополнительные функции: таможенное оформление грузов (работники приемного отдела либо специальное подразделение склада), прием и обработка заказов (отдел реализации, а в одном случае непосредственно отделы хранения). За формирование цен на товары отвечает отдел цен, который может являться подразделением склада либо РУП «Фармация». В структуру склада может включаться бухгалтерия и отдел контроля качества. Штаты складов системы РУП «Фармация» варьируют от 115 до 213 работников, из которых 37–48 имеют фармацевтическое образование.

Из обследованных аптечных складов частных компаний только в одном случае имело место выделение самостоятельных отделов (приемного, экспедиционного и отдела реализации). На всех складах лекарственные средства и другие товары хранятся в одном отделе. За сладом закреплены только функции по обработке материального потока, кроме одного случая включения отдела реализации в состав склада. Количество работников находилось в пределах от 30 до 56 человек, фармацевтическое образование имели от 4 до 12 работников.

Приемка лекарственных средств и других товаров аптечного ассортимента

Приемка является важным и ответственным элементом работы склада, так как от скорости и точности ее выполнения зависит, как быстро поступившие на склад товары станут доступны заказчикам. Так как на все склады товар поступает автомобильным транспортом, то началом процедуры приемки является прибытие на склад транспорта с товаром, а ее завершение — передача товара в отдел хранения и его оприходование работниками бухгалтерии.

Рис. 1. Сетевая модель приемки товаров от оптовых посредников на аптечном складе РУП "Белфармация"


Приемка лекарственных средств и других товаров, поступающих на аптечный склад, является начальным этапом технологического процесса на складе. В соответствии с требованиями Надлежащей практики оптовой реализации процедура приемки должна включать в себя проведение приемочного контроля, состоящего из проверки:

  1. наличия документов производителя, подтверждающих качество лекарственных средств, соответствие первичной индивидуальной и групповой упаковок лекарственных средств их маркировке, а также соответствие текста «Описания» лекарственному средству, указанному в документах, подтверждающих качество;
  2. наличия инструкции по медицинскому применению или листка-вкладыша на русском (белорусском) языке в индивидуальной или групповой упаковке лекарственных средств;
  3. правильности оформления товарно-транспортных (товарных) документов [1].

Нами проведено сравнение процедур, используемых при приемке товаров на складе одного из РУП «Фармация» и в частной организации.

На складе РУП «Фармация» основные операции по приемке выполняют работники приемного отдела:

  • провизор (фармацевт) — отвечает за разгрузку, проверку и оформление товарных документов, приемку по количеству и качеству (приемочный контроль), внесение информации в компьютерную базу данных, печать накладных на внутрискладское перемещение и подписание приемного акта;
  • грузчики — выполняют разгрузку транспорта, передачу товаров в отделы хранения;
  • оператор ЭВМ — передает товарные документы в бухгалтерию, отдел цен, печатает приемные акты и стеллажные карточки.

Также в процедуре приемки участвуют:

  • заведующий (заместитель) отделом хранения — выполняет проверку поступившего товара, подписывает накладные на внутрискладское перемещение и приемные акты;
  • бухгалтер — оприходывание товара;
  • работники отдела цен — формирование отпускных цен, подписание приемных актов;
  • заведующий аптечным складом — утверждение приемных актов.

Всего работники семи различных должностей из пяти структурных подразделений склада.

В частной организации в приемке участвуют:

  • заведующий складом — оформление товарных документов;
  • провизор-приемщик — проверка товара по количеству и качеству;
  • грузчики — разгрузка транспорта, размещение товаров на местах хранения;
  • специалист по качеству (провизор или фармацевт) — проверка документов качества;
  • бухгалтер — внесение информации о поставке в компьютерную базу данных, формирование цен, передача информации на реализацию.

Всего работники пяти различных должностей.

Рис. 2. Сетевая модель приемки товаров от оптовых посредников на складе организации В


Для наглядного представления взаимосвязи отдельных операций, составляющих процедуру приемки, нами предложены сетевые модели (рис. 1–2). Видно, что процедура аптечного склада РУП «Фармация» содержит практически в два раза больше этапов (20), чем процедура приемки в частной организации (11). Дополнительные этапы в основном связаны с необходимостью печати и подписания накладных на внутрискладское перемещение и приемных актов, что является прямым следствием разделения склада на отделы. На складах частных организаций также отсутствует этап перепроверки товара, доставляемого на места хранения из приемного отдела. Выполнение этих операций было обязательным, пока действовал приказ Министерства здравоохранения СССР от 20 января 1984 г. № 78 «Об утверждении инструкции по учету товаров на аптечных складах (базах) аптечных управлений системы Министерства здравоохранения СССР». В то время не было альтернативных бумажным документам способов отражения операций с товаром. В настоящее время широкое внедрение автоматизированных систем учета позволяет отказаться от необходимости отражать все операции с товаром на бумажных носителях. На наш взгляд, печать приемных актов, и особенно их последующее утверждение, не является более производственной необходимостью и отражает сформировавшийся за долгое время стереотип в работе приемного отдела.

Система хранения лекарственных средств и формирования заявок

Площадь аптечных складов системы РУП «Фармация» составляет от 6 200 до 19 700 кв. м. Аптечный склад занимает несколько зданий (от 2 до 12). Площадь изученных складов частных организаций находилась в пределах от 940 до 2 600 кв. м. Во всех случаях склад располагался в одном здании либо его части.

Система хранения на складах РУП «Фармация» построена по принципу разделения номенклатуры лекарственных средств на фармакологические группы и их распределении между отделами хранения. Помимо лекарственных средств выделяются такие группы товаров, как изделия медицинского назначения, перевязочные средства, дезинфицирующие средства, закись азота, парафармацевтические товары. Обязательно формируется отдел, в котором в специально укрепленных помещениях хранятся наркотические средства, психотропные вещества и их прекурсоры. Общая номенклатура лекарственных средств составляет порядка 3,5–4,5 тыс. наименований, товары, не относящиеся к лекарственным средствам, представлены 2–3 тыс. наименований. Помещения одного отдела могут находиться на разных этажах и даже в разных зданиях, часто возникает необходимость организации в различных отделах холодильных камер (+2 °С — +8 °С) и помещений хранения с пониженной температурой (не выше +15 °С). В то же время в пределах одного отдела не используется какая-либо система, упорядочивающая размещение 300–600 наименований товаров, хранящихся в отделе. Зачастую, вновь поступающий товар размещается на любом свободном месте, что при отсутствии автоматизированной системы контроля размещения запасов превращает последующий процесс комплектации в постоянный поиск товаров.

Приемка заявок от аптек выполняется по телефону или факс-модемной связи, от УЗО — в бумажном виде. Заявки корректируются вручную, на их основании печатаются товарно-транспортные накладные (ТТН), которые передаются в отделы хранения, где по ним происходит комплектация заказов. После отбора товаров с мест хранения они передаются упаковщикам, которые выполняют полную проверку товара на соответствие ТТН и вручную заполняют ящичный вкладыш. Товар упаковывается в коробки и отгружается из помещений отдела хранения или экспедиции.

На аптечных складах частных организаций самостоятельные отделы хранения не выделяются, что упрощает документальное оформление операций с товаром. Хотя номенклатура лекарственных средств и других товаров по количеству наименований сопоставима с более крупными складами РУП «Фармация», однако, следует отметить некоторые качественные различия между частными и республиканскими унитарными предприятиями. Частные компании не реализуют, или реализуют незначительное число наименований товаров больничного ассортимента, к которым относятся используемые в больших объемах закись азота, перевязочные средства, спирт этиловый, дезинфицирующие средства, а также вакцины, сыворотки и инфузионные растворы.

Выделены несколько способов размещения товаров и комплектации заявок, используемые частными организациями. В первом случае комплектация производится в специальном помещении, площадь которого составляет 30 % площади склада. В помещении представлена вся номенклатура лекарственных средств (за исключением термолабильных) и изделий медицинского назначения. Номенклатура разделена на 70 групп, для каждой группы определено свое место хранения. Комплектация производится по ТТН, наименования товаров в которых располагаются в том же порядке, что и товары на стеллажах. Если запасы какого-либо наименования полностью не помещаются в отведенное для них место, то их часть хранится в другом помещении в заводских упаковках. Если помещения склада расположены на одном этаже, то используется вариант описанной системы, в котором в строго определенном месте размещается весь запас товара одного наименования вне зависимости от объема. При комплектации работники обходят все помещения хранения склада.

В другом случае склад разбивается на участки, за каждым из которых закрепляется часть товарной номенклатуры и несколько работников, комплектующих заявки на этих участках. Эта система похожа на систему разделения номенклатуры между отделами, которая используется на складах РУП «Фармация», но имеет существенные преимущества. Участков выделяется намного больше, чем отделов, следовательно, номенклатура на участке меньше, чем в отделе, а работникам участка проще в ней ориентироваться. Участок располагается в одном помещении либо его части, что сокращает перемещение работников при комплектации.

В основе любого из используемых вариантов лежит упорядоченная система хранения товаров в рамках относительно небольших групп, автоматическая обработка заявок и выдача заказов на комплектацию, учитывающая этот порядок. Также частные организации отказались от повторной проверки товаров, отобранных с мест хранения, перед их упаковыванием и от написания ящичных вкладышей, наличие которых не требуется нормативными правовыми актами. Неизбежное появление ошибок в этом случае компенсируется существенным ускорением и удешевлением процесса комплектации.

Заключение

Изучение организации работы аптечных складов показало наличие существенных отличий как между организациями государственной и негосударственной форм собственности, так в внутри каждой из этих групп.

Установлено, что аптечные склады системы РУП «Фармация» имеют в своем составе различное количество отделов, отличающихся по своим наименованиям и выполняемым функциям, часть из которых не связана непосредственно с обработкой материального потока. Показано, что процедура приемки, используемая на аптечных складах РУП «Фармация» состоит из большего количества этапов, чем аналогичная процедура частной организации. Отличия вызваны необходимостью оформления дополнительных документов: накладных на внутрискладское перемещение и приемных актах, и повторной проверкой товаров в отделах хранения.

Для аптечных складов частных организаций характерно их компактное размещение в одном здании, отсутствие дробления на несколько отделов хранения, сокращение до минимума бумажного документооборота, четкая система хранения товаров. Функции склада, как правило, ограничиваются операциями, непосредственно связанными с материальным потоком: приемка и хранение товаров, комплектация и отгрузка заказов покупателям. Остальные работы, связанные с оптовой реализацией, такие, как таможенное оформление, приемка заказов, выполняются другими подразделениями организации.

Однако полный перенос опыта частных организаций на склады РУП «Фармация» не является возможным и необходимым, ввиду существенных различий в объеме товарооборота, в номенклатуре товаров, включающей специфические ассортиментные группы, и в величине площадей и расположении складов в нескольких зданиях. Из опыта частных организаций может быть использовано укрупнение отделов хранения, разработка более четкой системы хранения и сокращение технологических процедур за счет исключения операций, утративших свою актуальность.

ЛИТЕРАТУРА

Об утверждении Надлежащей практики оптовой реализации: постановление Министерства здравоохранения Респ. Беларусь, 15 января 2007 г., № 6 / / Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. — 2007 г., № 30. — 8 / 15812.

http://www.provisor.com.ua






© Провизор 1998–2017



Грипп у беременных и кормящих женщин
Актуально о профилактике, тактике и лечении

Грипп. Прививка от гриппа
Нужна ли вакцинация?
















Крем от морщин
Возможен ли эффект?
Лечение миомы матки
Как отличить ангину от фарингита






Журнал СТОМАТОЛОГ



џндекс.Њетрика