Логотип журнала "Провизор"








Юрий Кешишев
yura@mega.kharkiv.com

2 года эволюции

журнал «Провизор»

В настоящее время наблюдается очень большой интерес к автоматизации обработки различной коммерческой информации. Многие пытаются решить эти вопросы самостоятельно и, как правило, сталкиваются с одними и теми же проблемами. В этой статье я попытался обобщить свой двухлетний опыт работы по созданию и сопровождению систем обработки прайс-листов в журнале «Провизор». Из идеи автоматизировать работу операторов, обрабатывающих прайс-листы, родилось отдельное самостоятельное направление деятельности журнала, которое и сегодня продолжает успешно развиваться и совершенствоваться.

Все началось два года назад, осенью 1997 года, когда Елена Шуванова, тогда еще не главный, а научный редактор журнала «Провизор», предложила моему товарищу и мне автоматизировать обработку публикуемых в журнале прайс-листов. У нас была почти готовая система, которая, как нам тогда казалось, позволяла обрабатывать прайс-листы, а у журнала «Провизор» был блок прайс-листов, который становилось все труднее и труднее подготавливать к печати. Результатом совместной работы стала база данных, которая содержала присылаемые в адрес редакции прайс-листы, и практически переписанная заново система по их обработке, которую я назвал «Доктор Прайс». Систему пришлось переписать заново по одной простой причине — первоначальный вариант базировался на нашем теоретическом представлении о наборе прайс-листов, в реальной жизни все оказалось совершенно иначе. Оператору приходится в течение дня обрабатывать десятки прайс-листов, поэтому к производительности системы предъявлялись повышенные требования.

Набор прайс-листов заключается в том, что оператор выбирает из справочника необходимую форму выпуска и указывает ее цену. При необходимости оператор мог добавить новую форму выпуска или отредактировать описание уже существующей. Вот здесь мы столкнулись с очень серьезной проблемой: операторы, которые набирают прайс-листы, не всегда имеют фармацевтическое образование, а прайс-листы, которые присылаются в адрес редакции, часто имеют такой вид, что и опытный провизор не сразу разберется, о чем идет речь. В результате операторы иногда вводили в базу либо неправильные данные, либо, что случалось гораздо чаще, одна и та же форма выпуска присутствовала в базе данных в нескольких видах. Все эти недоразумения всплывали только при верстке номера либо в уже готовом номере, научному редактору исправление всех этих ошибок стоило больших усилий. В результате в систему, с помощью которой вносятся информация в базу данных «Доктор Прайс», встроили систему контроля за вносимыми изменениями. После этого научный редактор смог время от времени просто просматривать список внесенных изменений и оперативно вносить коррективы.

Вторая проблема, с которой мы столкнулись,— опечатки при вводе цен. Оператор, который может в течение дня обработать несколько тысяч позиций в прайс-листах, рано или поздно ошибается при вводе цены. Как правило, ошибки связаны с неправильным расположением десятичной точки, то есть цена в 5,12 грн. легко может превратиться в 51,2 грн. Такие ошибки выявляются, как правило, в уже готовом номере. В систему «Доктор Прайс» встроили режим проверки цен, с помощью которого можно найти опечатки. Проверка цен заключается в сравнении цен на одну форму выпуска. Если система обнаруживает существенную разницу в ценах, то выдается соответствующее предупреждение и оператор, который проверяет цены, может внести необходимые коррективы. Нужно признаться, операторы очень не любят работать в режиме проверки цен, это связано с тем, что очень трудно установить границу корректности цен. Прайс-листы приходят из всей Украины, от крупных и мелких фирм, поэтому иногда на одну и ту же форму выпуска минимальная цена отличается от максимальной в 2–3 раза, в результате при проверке система выдает предупреждение о возможной ошибке. Оператор вынужден искать оригиналы прайс-листов и проверять набранные цены, а это занимает много времени.

После создания базы данных и системы по ее обработке проблема набора прайс-листов решена, журнал смог значительно увеличить блок прайс-листов: если в № 1’98 (первый номер, прайс-листы которого были набраны в системе «Доктор Прайс») было опубликовано 8500 предложений от 89 фирм, то в № 12’98 блок прайс-листов содержал уже 21700 предложений от 247 фирм. Кроме того, использование единой базы данных позволило добавить в блок прайс-листов указатель действующих веществ и статистику предложений по городам.

Практически одновременно с вводом в действие системы «Доктор Прайс» возникла идея расширить базу данных и хранить в ней не только последние набранные прайс-листы, но и прайс-листы, опубликованные в предыдущих номерах журнала. Так родилось еще одно направление деятельности журнала «Провизор» — предоставление информации о коммерческих предложениях в электронном виде. Базу данных прайс-листов одного номера журнала назвали архивом, а для работы с ней была разработана система «Архивы Доктора Прайса». Эта система позволяла просматривать прайс-листы по фирмам и разделам, а также искать предложения по комбинации различных условий и выводить их в форматах наиболее популярных офисных приложений: текстового процессора Microsoft Word и электронных таблиц Microsoft Excel.

Общение с людьми на выставках сразу же показало, что существует большая потребность в информации, предоставляемой в электронном виде. Это, с одной стороны, намного удобнее, чем предоставление информации на бумаге, с другой — открывает массу дополнительных возможностей по обработке такой информации. Люди, с которыми мне пришлось общаться, в основном делятся на две категории: те, кто уже как-то решил для себя вопрос обработки информации, и те, кто только собирается это сделать.

Люди, которые решили для себя вопрос обработки информации, как правило, уже имеют какие-то программы (или могут их достаточно быстро создать) и их интересует только наша база данных предложений. С такими людьми интересно общаться в плане обмена опытом. Очень много хороших идей, реализованных в наших программах, было высказано именно в таких беседах. В свою очередь мы можем предложить им нашу базу данных, дать описание ее формата и оказать посильную помощь в подключении нашей базы данных к их системам.

Люди, которые только собираются перейти к обработке информации в электронном виде, как правило, не знают, где можно достать такую информацию и как ее обработать. Таким людям мы можем предложить не только нашу базу данных, но и систему по ее обработке. Правда, наша система «Архивы Доктора Прайса» не предоставляла каких-то уникальных возможностей по обработке информации, ее возможности могли удовлетворить только начинающего пользователя.

В это время возникает идея создать программу по обработке архивов прайс-листов, которая могла бы заинтересовать людей, серьезно занимающихся обработкой такого рода информации. В результате осенью 1998 года была представлена система по автоматизированной обработке прайс-листов, публикуемых в журнале «Провизор»,— «Архивы Доктора Прайса II». Эта система обладает такими возможностями, как поиск сразу в нескольких архивах, предоставление информации в виде графиков, расчет разбросов цен, сравнительный анализ фирм-продавцов и т. д. Теперь уже люди интересуются не просто нашей базой данных предложений, их интересует комплексное решение проблемы, которое позволит не только оперативно получать информацию, но и эффективно ее обрабатывать.

Наша «эволюция» завершила первый виток. Мы имели базу данных коммерческих предложений и системы для работы с ней. Пора было что-то менять в базе данных. Этим «чем-то» стало расширение базы данных, которое позволило использовать ее не только для набора прайс-листов, но и для подготовки материалов для различных фармацевтических справочников. Другими словами, мы решили добавить в базу данных описания действующих веществ, торговых названий, сведения о сроках регистрации форм выпуска. Это делало базу данных более универсальной и давало возможность значительно расширить область ее использования. Такая модернизация существенно увеличила объем базы данных и требовала для ее обработки новой системы. Так появилась система «Доктор Прайс II». При ее разработке мы постарались учесть все недостатки системы-предшественницы, но, самое главное, мы изначально создавали ее как такую, которую можно будет использовать вне редакции журнала. На мысль предложить новую систему широкому кругу пользователей нас натолкнуло, опять-таки, общение с людьми на выставках. Теперь ситуация изменилась: если раньше потенциальных клиентов устраивала наша база данных, но не устраивали возможности системы по ее обработке, то теперь людей интересует наша система «Архивы Доктора Прайса II», в которой они хотели бы обрабатывать не только прайс-листы, публикуемые журналом «Провизор», но и прайс-листы фирм, которые у нас не публикуются. Сделать это можно только при использовании системы «Доктор Прайс II».

Говоря об обработке информации в электронном виде, нельзя не сказать несколько слов об Internet. Во-первых, это очень быстрый и удобный способ общения с нашими клиентами, благодаря электронной почте наши клиенты получают новые базы данных (архивы) для системы «Архивы Доктора Прайса II» в тот же день, когда эти архивы формируются в редакции, а это примерно на 7–9 дней раньше, чем они увидят печатный вариант журнала. Во-вторых, это еще один способ оперативно предоставлять информацию из нашей базы данных. С июня 1999 года на нашей web-странице открыт раздел прайс-листов, информация в котором обновляется 3 раза в неделю. Поиск предложений производится либо по торговому названию (его фрагменту), либо по комбинации — торговое название + город. Результатом поиска является перечень предложений с указанием условий оплаты и адресами фирм-продавцов.

Итак, начав практически с нуля, за два года мы создали солидную базу данных и системы по ее обработке. Это позволило не только автоматизировать собственную деятельность, повысить качество и производительность труда, но и предложить нашим пользователям ряд принципиально новых услуг. А самое главное, использование единой универсальной базы данных открывает перед нами практически неограниченные перспективы для дальнейшего развития.

Что дальше? В какую сторону повернет наша эволюция?

В ближайшем будущем должна выйти новая версия системы «Архивы Доктора Прайса II», редакция будет продолжать работу над заполнением базы данных описаниями и информацией о регистрациях, а дальше — будет видно.





© Провизор 1998–2017



Грипп у беременных и кормящих женщин
Актуально о профилактике, тактике и лечении

Грипп. Прививка от гриппа
Нужна ли вакцинация?
















Крем от морщин
Возможен ли эффект?
Лечение миомы матки
Как отличить ангину от фарингита






Журнал СТОМАТОЛОГ



џндекс.Њетрика